プライバシーポリシー
東亜ファシリティマネジメント株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する施設管理・ビルメンテナンス・関連サービス（以下「本サービス」といいます。）において取得する個人情報の保護を重要な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社における個人情報等の取扱いについて定めるものです。
1. 会社情報
事業者名：東亜ファシリティマネジメント株式会社
所在地：〒105-0011 東京都港区芝公園2丁目11-1
電話番号：+81 3-5472-8394
メールアドレス：[email protected]
2. 取得する情報および個人情報の取扱い
当社は、本サービスの提供、問い合わせ対応、契約の締結・履行、施設管理業務の遂行その他下記利用目的の達成に必要な範囲で、以下の情報を取得し、適切に取り扱います。
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、所属会社名、部署名、役職等の連絡先情報
- 契約情報、請求情報、支払情報、取引履歴
- 施設の利用に関する情報、入退館記録、作業記録、点検記録、保守履歴
- 防犯カメラ映像、入退室管理に関する情報
- 当社ウェブサイトの閲覧情報、Cookie、端末情報、IPアドレス、アクセスログ等のオンライン識別子
- お問い合わせ内容、アンケート回答、苦情・要望等の記録
- 採用応募者に関する履歴書、職務経歴書、資格情報、面接記録等
当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得することはありません。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。
- 施設管理、設備保守、清掃、警備、環境衛生管理、修繕等の業務の提供および運営
- 契約の締結、履行、請求、支払、与信管理、債権管理
- お問い合わせ、見積依頼、資料請求、苦情、事故、緊急連絡への対応
- 入退館管理、来訪者管理、作業員管理、安全管理、事故防止
- 防犯、防災、施設の安全確保、不正アクセス・不正利用の防止
- 当社サービスの改善、新サービスの企画、品質向上、利用状況の分析
- 法令、行政指導、監督官庁の要請等への対応
- 採用選考、採用後の人事管理、連絡、各種手続
- 当社が別途通知または公表した利用目的
当社は、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合、あらかじめ本人の同意を得るか、または法令上認められる場合に限り行います。
4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠
当社は、日本法に基づき、主として以下の法的根拠により個人情報を取り扱います。
- 本人の同意がある場合
- 契約の締結または履行のために必要な場合
- 法令上の義務を履行するために必要な場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
- 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに協力する必要がある場合
- 当社または第三者の正当な利益のために必要であり、本人の権利利益を不当に侵害しない場合
なお、要配慮個人情報を取得する場合は、法令に従い、原則としてあらかじめ本人の同意を得ます。
5. 個人情報の第三者提供および共同利用
当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関等への協力が必要で、本人の同意取得により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託先に提供する場合
- 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由による事業承継に伴って提供する場合
当社は、施設管理業務の遂行にあたり、清掃、警備、設備保守、システム運用、配送、会計処理等を外部委託することがあります。この場合、当社は委託先に対し、必要かつ適切な監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう努めます。
また、当社が個人情報を共同利用する場合は、法令に従い、共同利用する項目、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者等を別途公表または通知します。
6. 個人情報の外国にある第三者への提供
当社は、クラウドサービス、メール配信、システム保守、データ保存等のため、個人情報を外国にある第三者へ提供または委託する場合があります。その場合、当社は個人情報保護法その他関連法令に従い、以下のいずれかの措置を講じます。
- 本人の同意を取得する
- 提供先の国における個人情報保護制度や提供先の安全管理措置に関する情報を把握し、必要な情報を本人に提供する
- 法令上認められる適切な措置を講じる
外国にある第三者への提供がある場合、当社は、法令に基づき必要な情報を公表または本人に通知します。
7. 個人情報の保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令・契約・社内規程に基づき必要とされる期間保存します。保存期間の経過後、または保存の必要がなくなった場合には、速やかに消去または匿名化等の適切な措置を講じます。
保存期間の例は以下のとおりです。
- 契約・取引関連情報：契約終了後、法令上必要な期間
- 問い合わせ記録：対応完了後、一定期間
- 入退館・作業記録：安全管理上必要な期間
- 防犯カメラ映像：設置目的に応じた合理的期間
- 採用応募書類：選考終了後、一定期間または法令上必要な期間
8. 本人の権利
本人は、個人情報保護法その他法令に基づき、当社が保有する自己の個人情報について、以下の請求を行うことができます。
- 開示
- 訂正、追加または削除
- 利用停止、消去
- 第三者提供の停止
- 利用目的の通知
- データポータビリティに関する請求への対応が法令上または運用上可能な範囲での対応
- 異議申立てまたは利用停止等の求め
これらの請求を行う場合は、本人確認のうえ、法令に従って合理的な範囲で対応します。ただし、法令上、開示等に応じられない場合があります。
9. 同意の撤回
本人が個人情報の取扱いについて同意した場合であっても、本人はいつでも当該同意を撤回することができます。ただし、同意の撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。
同意を撤回した場合、当社は、撤回の対象となる個人情報の利用を停止し、必要に応じて削除または匿名化を行います。ただし、法令上の保存義務、契約上の必要性、正当な業務遂行上の必要がある場合は、この限りではありません。
10. 苦情・相談の申出先
当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求、その他お問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。
窓口：東亜ファシリティマネジメント株式会社 個人情報お問い合わせ窓口
メールアドレス：[email protected]
電話番号：+81 3-5472-8394
所在地：〒105-0011 東京都港区芝公園2丁目11-1
また、個人情報保護法に基づく苦情の申出については、個人情報保護委員会その他の関係機関に相談することもできます。
11. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、不正利用等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。
- 個人情報保護に関する社内規程の整備
- 従業者に対する教育・監督
- アクセス権限の管理、認証管理、ログ管理
- 委託先の選定および監督
- 暗号化、ウイルス対策、バックアップ等の技術的対策
- 入退室管理、書類施錠保管等の物理的対策
- 事故発生時の報告・対応体制の整備
当社は、個人情報の取扱状況を定期的に点検し、必要に応じて安全管理措置を見直します。
12. お問い合わせ先
本プライバシーポリシーまたは当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
東亜ファシリティマネジメント株式会社
〒105-0011 東京都港区芝公園2丁目11-1
電話：+81 3-5472-8394
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス内容の変更その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法により周知します。
変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。
制定日：2026年4月10日